Kaip darbuotojų patirties apklausų rezultatus paversti reikšmingais pokyčiais?

Darbuotojų patirties apklausos, kitaip dar vadinami mikroklimato tyrimai, tapo įprastu įrankiu daugelyje organizacijų. Personalo valdyme labai svarbu jausti pulsą ir žinoti, koks yra psichologinis klimatas viduje. Todėl personalo specialistai ir vadovai prašo atsiliepimų, gauna daugybę duomenų ir tikisi, kad tai padės suprasti, kaip žmonės jaučiasi savo darbo aplinkoje. Tačiau tikrasis iššūkis nėra duomenų surinkimas – tai veiksmų, pagrįstų šiais duomenimis, vykdymas. Per dažnai apklausos lieka nepanaudotos tinkamai arba sukelia tik nedidelius pokyčius, kurie nesprendžia esminių problemų.

Šiame straipsnyje aptarsime, kaip darbuotojų apklausų rezultatus paversti tikrais, reikšmingais pokyčiais, kurie dėka didėja ne tik darbuotojų įsitraukimas, bet ir prisideda prie organizacijos sėkmės.

Darbuotojų atsiliepimų svarba organizacijos sėkmei

Darbuotojų atsiliepimai yra daugiau nei vien būdas matuoti jų pasitenkinimą – tai langas, pro kurį galima pamatyti, kaip organizacija funkcionuoja. Kai darbuotojai jaučiasi įsitraukę ir vertinami, produktyvumas dažnai didėja. Kita vertus, neišspręstos problemos arba dėmesio trūkumas gali lemti didelę darbuotojų kaitą ir mažesnį pasitenkinimą.

Jeigu atsiliepimus naudojate tik tam, kad suprastumėte darbuotojų nuotaikas, tačiau nesivadovaujate jais, prarandate galimybę augti. Geriausias galimas atsiliepimas, kurį gali pateikti darbuotojai, tai turėjimas tokių vadovų, kurie padeda jiems tobulinti kasdieninę veiklą ir įgyvendinti ilgalaikę strategiją.

Dažnos klaidos: kodėl daugelis įmonių nesugeba tinkamai pasinaudoti tyrimų duomenimis

Daugelyje darboviečių netrūksta įvairių tyrimų ir apklausų, tačiau ne visos jų duoda rezultatų. Štai keletas dažniausiai pasitaikančių priežasčių, kodėl įmonėms dažnai nepavyksta veikti pagal apklausų rezultatus:

• Per daug duomenų, per mažai dėmesio: apklausų atsakymai gali būti labai skirtingi, reikalaujantys gilesnės analizės. Lengva pasiklysti detalėse, nesugebant rasti vienodų vertinimo kriterijų, kas leistų sudaryti pokyčių veiksmų planą.
• Apklausos laikomos tik formalumu: jei darbuotojai mano, kad apklausos yra tik formalus veiksmas, jie dės mažiau pastangų nuoširdžiai ir išsamiai pateikti atsakymus, taip pat mažiau tikės, kad dėl jų bus imtasi realių veiksmų.
• Vadovybės nesudomėjimas: jei vadovybė nėra įsitraukusi tiek į tyrimų bei apklausų organizavimą, tiek į gautų rezultatų analizę, bet kokie bandymai tobulėti, remiantis atsiliepimais, gali greitai išsikvėpti ir pasibaigti.

Suprasti šias klaidas yra pirmasis žingsnis norint jų išvengti.

Svarbiausių temų nustatymas ir problemų prioritetizavimas

Kai apklausos rezultatai surinkti, kitas einantis darbas – duomenų analizė. Vietoj to, kad bandytumėte išspręsti kiekvieną smulkią problemą, sutelkite dėmesį į pasikartojančias temas. Ką darbuotojai dažniausiai mini? Ar yra tendencijų, kurias galite įžvelgti skirtingose komandose, skyriuose, departamentuose?

Ne visas problemas galima išspręsti iš karto. Padalykite problemas į dvi kategorijas:

1. Greiti sprendimai: paprasti, greitai įgyvendinami veiksmai, kurie parodys darbuotojams, kad esate rimtai nusiteikę dėl pokyčių.
2. Ilgalaikiai iššūkiai: didesnės ir sudėtingesnės problemos, kurias reikia spręsti per ilgesnį laiką, su daugiau išteklių.

Problemų prioritetizavimas leidžia sutelkti pastangas ten, kur jos turės didžiausią poveikį.

Veiksmų plano kūrimas, remiantis apklausų rezultatais

Kai nustatėte pagrindines tobulintinas sritis, laikas kurti planą. Pradėkite nuo aiškaus veiksmo plano, nurodydami, kas atsakingas už kiekvieną užduotį ir kada bus vertinami rezultatai.

• Nustatykite konkrečius, išmatuojamus tikslus: jei darbuotojai sako, kad komunikacija yra prasta, nuspręskite, kaip ją pagerinsite ir kaip tai išmatuosite. Pavyzdžiui, ar rengsite kasmėnesinius komandos susirinkimus ar sukursite naujus komunikacijos įrankius?
• Pakeitimų įgyvendinimo laikas: nepamirškite, kad pokyčiai neįvyks per naktį. Nustatykite realius terminus, kad darbuotojai žinotų, kada tikėtis rezultatų.
• Įtraukite darbuotojus į procesą: informuokite juos apie pokyčius ir kaip jų pateikti atsiliepimai bus įtraukti, kuriant pokyčių planą. Kai žmonės mato, kad jų balsas svarbus, tai didina pasitikėjimą ir įsitraukimą.

Vadovybės palaikymo ir pritarimo gavimas

Kad bet kuris veiksmų planas būtų sėkmingas, jam reikia vadovybės palaikymo. Kad ir kaip keistai skambėtų, bet dažniausiai darbuotojų apklausas inicijuoja personalo valdymo specialistai, kurie turi paaiškinti tokių apklausų svarbą tiek darbuotojams, tiek vadovams. Ir vadovų vaidmuo šiuose tyrimuose yra labai svarbus, būtent dėl rodomo dėmesio ir formuojamo požiūrio, jog svarbu kaip jaučiasi darbuotojai ir kad tai pagerins visos įmonės veiklos rezultatus.

Taigi pristatykite apklausos rezultatus taip, kad parodytumėte, kaip šie pokyčiai bus naudingi tiek darbuotojams, tiek įmonei. Pavyzdžiui, darbuotojų įsitraukimo didinimas dažnai veda prie geresnio darbuotojų išlaikymo, taupant išlaidas naujų darbuotojų paieškai ir mokymui – nauda įmonei ir darbuotojui, kadangi jis jausis išgirstas.

Vadovai labiau palaikys pokyčius, jei matys aiškią investicijų grąžą – tai darbuotojų patirties gerinimo susiejimas su verslo rezultatais.

Pokyčių įgyvendinimas: nuo plano iki veiksmų

Kai turite aiškų planą ir vadovybės patvirtinimą, laikas pradėti veikti. Čia ypač svarbus vaidmuo tenka vidurinio lygio vadovams, kurie dažnai yra tiltas tarp vadovybės ir darbuotojų, todėl jų įtraukimas ankstyvoje stadijoje padės sklandžiai įgyvendinti pokyčius.

Pakeitimus įgyvendinkite etapais, kad neperspaustumėte darbuotojų ir neapsunkintumėte visos organizacijos veiklos. Užtikrinkite, kad kiekvienas žingsnis būtų aiškiai komunikuojamas darbuotojams, paaiškinant, kodėl šie pokyčiai vyksta ir kokios naudos jie gali tikėtis.

Šiuo etapu skaidrumas padeda valdyti lūkesčius ir užtikrina, kad darbuotojai būtų laiku informuoti.

Progreso stebėjimas ir matavimas

Kai pradiniai pokyčiai įgyvendinti, būtina stebėti, kaip jie veikia. Nustatykite aiškius rodiklius, pagal kuriuos vertinsite kiekvienos iniciatyvos sėkmę. Pavyzdžiui, jei tikslas buvo pagerinti vidinę komunikaciją, pakartotinai apklauskite darbuotojus po kelių mėnesių, kad sužinotumėte, ar jie pastebėjo skirtumą.

Darbuotojų atsiliepimų rinkimas progreso stebėjimui užtikrina, kad bet kokie įgyvendinti pokyčiai iš tikrųjų turi poveikį. Jei ne, galite koreguoti planą pagal poreikį.

Iššūkių sprendimas ir plano koregavimas

Joks planas nėra tobulas, ir greičiausiai susidursite su tam tikrais iššūkiais. Galbūt darbuotojai jaučia, kad pokyčių nepakanka, arba vadovybė susiduria su sunkumais įgyvendinant naujus procesus. Kai iškyla šios problemos, jų nereikia ignoruoti.

Užmegzkite dialogą su darbuotojais ir vadovybe, kad identifikuotumėte, kur kyla problemos. Būkite lankstūs ir pasiruošę koreguoti planą. Kartais nedidelis pakeitimas gali turėti didelį poveikį.

Reguliarūs patikrinimai padeda išlaikyti impulsą ir užtikrina, kad bet kokios kliūtys būtų išspręstos kuo anksčiau.

Mikroklimato tyrimas – vienas iš būdų į sėkmingą pokyčių įgyvendinimą

Organizacijos mikroklimato tyrimo duomenų pavertimas reikšmingais pokyčiais yra daugiau nei vien tik atsiliepimų rinkimas – tai gebėjimas veikti pagal juos. Sutelkę dėmesį į pagrindines temas, sukūrę aiškų planą, įgiję vadovybės palaikymą ir stebėdami įgyvendinimo progresą, galite apklausų duomenis paversti realiais patobulinimais, kurie turės teigiamą poveikį tiek darbuotojams, tiek organizacijai.

Šis procesas reikalauja laiko, tačiau, kai jis vykdomas teisingai, sukuria nuolatinio tobulinimo kultūrą ir tai leidžia darbuotojams jaustis išgirstiems. Todėl, kai kitą kartą atliksite darbuotojų apklausą, nepadėkite gautų duomenų į stalčių. Paverskite juos veiksmais ir stebėkite, kaip tai keičia jūsų organizaciją.