Kaip rankiniu būdu valdyti atsargas?

Būkime atviri: pasaulyje, kuriame visi kalba apie automatizaciją, rankinis atsargų valdymasskamba kaip atgyvena. Tačiau maži verslai vis dar gyvena su Exceliu dėl to, jog negali sau leis įsigyti brangių ir protingų automatizuotų sistemų. Taigi šiame straipsnyje apžvelgsime, kaip galima suvaldyti atsargas rankiniu būdu.

Įrankiai ir požiūris

Svarbiausia – paprastumas ir nuoseklumas. Kiekvienas daiktas jūsų sandėlyje turi turėti unikalų pavadinimą arba kodą.

Nepamirškite savo „avarinio rezervo“ – to mažo kiekio, kurį laikote netikėtoms situacijoms ar tiekėjo vėlavimams. Galite jį vadinti „ramiai miegok naktį“ atsargomis. Suskirstykite prekes pagal tai, kaip greitai jos juda: kasdien, kas savaitę ar kas mėnesį. Žinodami, kas iš lentynų dingsta akimirksniu, o kas užsiguli, vėliau išvengsite galvos skausmo.

Sukurkite sistemą, kuri atitinka jūsų darbo ritmą

Įsivaizduokite savo sandėlį: iš kyr prekės ateina? Kur išeina? Nubraižykite tai ant popieriaus. Dabar susikurkite žurnalą, kuriame fiksuosite kiekvieną judesį. Štai paprastas pavyzdys:

| Data       | Prekės pavadinimas | Įėjo | Išėjo | Liko |

Tegul šis žurnalas tampa jūsų geriausiu draugu. Jei mėgstate spalvas, naudokite lipdukus ar žymeklius: žalia – „saugu“, geltona – „optimalu“, raudona – „bėda, užsakyk DABAR“. Paprasta, bet labai veiksminga.

Kiekvienas Judesys Svarbus

Kai gaunate naują prekių partiją, elkitės su ja kaip su gimtadienio dovana – išpakuokite iš karto! Patikrinkite, ar pristatyta tiek, kiek užsakėte, užsirašykite, jei kas nors pažeista, ir atnaujinkite žurnalą dar prieš padėdami prekes į vietą.

Pardavimams paskirkite žmogų, kuris bus „skaičių sargas“. Jis iš karto išskaičiuos kiekvieną parduotą prekę iš žurnalo – jokių spėliojimų ar „padarysiu vėliau“. Jei kažkas grįžta kaip grąžinimas, įrašykite į „laukimo zoną“. Atgal į pagrindinę apskaitą įtraukite tik tada, kai įsitikinsite, kad prekę galima vėl parduoti.

Imkitės Reguliarių Patikrinimų

Pažįstate tą jausmą, kai galvojate, kad turite dešimt vienetų, o randate tik šešis? Todėl reikia reguliariai skaičiuoti. Kiekvieną savaitę pasirinkite kelias prekes ir suskaičiuokite. Kartą per mėnesį – pilnas sandėlio patikrinimas. Kaip tai daryti:

• Skaičiuokite kartu: du žmonės, du skaičiavimai. Jei nesutampa – skaičiuokite dar kartą.
• Sulyginkite užrašus: palyginkite fizinį kiekį su žurnalu. Jei skirtumas – ieškokite priežasties: gal kas nors ne ten padėta, o gal pamiršote įrašyti?
• Ištaisykite ir pasimokykite: atnaujinkite duomenis ir pasižymėkite, kas nutiko. Jei kokios nors prekės vis pritrūksta, gal jai reikia didesnio rezervo ar dažnesnių patikrinimų.

Paprastas ir protingas užsakymas

Pamirškite sudėtingus skaičiavimus. Štai lengvas būdas žinoti, kiek užsakyti:

Užsakymo kiekis = (Vidutiniai dienos pardavimai × Pristatymo dienų skaičius) + Avarinis rezervas – Likutis sandėlyje – Atvykstantis kiekis.

Užsakinėkite pagal reguliarų grafiką, o ne tada kai prekės pritrūksta. Reguliarus užsakymų grafikas tiek jums, tiek tiekėjui leis geriau planuoti atsargas.

Nusistatytą tiekimo grafiką pasikabinkite sau prieš akis ir kiekvieną dieną patikrinkite, kokius užsakymus šiandien turite išsiųti tiekėjams.

Būkite vienu žingsniu priekyje

Nelaukite krizės, būkit epasiruošę:

• Stebėkite galiojimus: kas sensta – padėkite priekyje, kad greičiau parduotumėte.
• Turėkite atsarginių tiekėjų: jei pagrindinis nuvilia, turite planą B.
• Ieškokite dėsningumų: jei skėčiai kasmet išperkami balandį, kovo mėnesį padidinkite rezervą.

Atsargos – visų komandos narių rūpestis

Nesistenkite visko daryti vieni. Paskirkite smulkmeniškiausią komandos narį būti „žurnalo guru“ – jis nuolat atnaujins įrašus. „Skeptikas“ kiekvieną dieną peržiūrės skaičius. O „paranojiškas planuotojas“ stebės, kad nepritrūktų ir užsakys laiku.

Įveskite taisykles:

• nė vienas įrašas negalioja, kol jo nepatikrino du žmonės.
• paskirkite atsakingus asmenis, kas nuspręs ar reikia didinti užsakymą iki minimalaus užsakomo kiekio, ar atidėti užsakymą iki kito karto?

Tobulėkite po vieną žingsnį

Kiekvieną mėnesį susėskite su komanda ir aptarkite: kas dingo? Ar ko nors pritrūko? O gal kažko buvo per daug? Jei tiekėjas pradėjo dirbti greičiau, sumažinkite avarinį rezervą ir stebėkite, kas bus. Keiskite po vieną dalyką ir žiūrėkite, kaip tai veikia atsargas ir klientų pasitenkinimą.

Rankinis atsargų valdymas yra įmanomas

Rankinis atsargų valdymas – ne tik apie skaičius, bet ir apie tikrą pažinimą, kas vyksta jūsų versle. Kai viską liečiate savo rankomis, problemas pastebite dar prieš joms virstant katastrofa. Pradėkite nuo mažų dalykų: šią savaitę pabandykite kasdieninius patikrinimus ir užsakymus. Pajusite, kad valdote situaciją geriau – tą pajus ir jūsų komanda.

Kai jūsų verslas pradės augti ir rankinis atsargų valdymas pasidarys per daug sudėtingas ir atimantis per daug brangaus laiko, ieškokite automatizuotų atsargų valdymo sistemų, kurios specializuojasi ne apskaitoke ar sandėlio valdyme apskritai, bet nukreiptos į konkrečius dalykys: atsargų valdymas, užsakymų valdymas.